8 Cara Mudah Stock Opname Inventaris Kantor

Solopos.com, JAKARTA — Akhir tahun adalah waktu yang tepat untuk menjalankan stock opname inventaris kantor. Berdasarkan rilis yang dikutip Solopos.com, Senin (25/10/2021), untuk membuat proses penghitungan jadi lebih efektif dan efisien, dibutuhkan perencanaan yang matang.

Selain itu perusahaan dapat pula menggunakan aplikasi stok barang untuk membantu mengurus hal itu. Berikut 8 langkah yang harus dijalankan untuk menyukseskan perhitungan inventaris kantor.

Promosi Jalur Mudik Pantura Jawa Makin Adem Berkat Trembesi

Pilih waktu di luar jam operasional

Untuk mencegah ketimpangan data, disarankan untuk memilih waktu di luar jam sibuk untuk menjalankan stock opname. Ambil waktu di hari libur seperti Sabtu atau Minggu. Bisa juga di saat sebelum atau sesudah jam operasional bisnis Anda.

Tentukan inventaris kantor mana yang harus dihitung

Sebelum memulai, pastikan kondisi gudang atau kantor Anda sudah tertata rapi, dan barang yang dihitung berada di tempat yang mudah terlihat. Ini penting untuk membuat proses stock opname berjalan dengan lancar dan cepat.

Gunakan sistem untuk menghitung

Sistem penghitungan sangatlah penting jika Anda memiliki banyak gudang yang tersebar di beberapa lokasi. Tentukan gudang mana yang ingin dihitung lebih dulu. Pastikan paling tidak masing-masing gudang punya dua staf untuk mengerjakan stock opname. Yang pertama untuk menghitung, satu lagi untuk mencatat.

Berikan petunjuk jelas

Sebelum mulai menghitung, berikan instruksi yang jelas pada staf yang mengerjakan stock opname. Dari mana mereka mulai menghitung, barang apa yang harus dihitung terlebih dahulu, hingga pergerakan mereka nantinya saat menghitung.

Hitung semua inventaris kantor

Jangan cuma memberi asumsi jumlah pada stok inventaris Anda. Misalnya, Anda menemukan satu kotak pulpen, buka kotaknya dan lihat apakah jumlah pulpen yang ada di dalam kotak sama dengan yang ada di catatan atau di label kotak pulpen tersebut.

Perbarui catatan stok inventaris kantor

Setelah stock opname selesai, langkah berikutnya adalah memperbarui catatan stock di pembukuan Anda. Bandingkan data stock opname yang baru dengan yang ada di pembukuan. Cek lagi di mana terjadi perbedaan dan temukan solusinya.

Manfaatkan teknologi

Banyak perusahaan dan kantor mengadopsi teknologi barcode scanner. Dengan bantuan barcode scanner, data yang di-scan bisa langsung dikirimkan ke sistem akuntansi yang Anda pakai. Bayangkan berapa langkah di atas yang bisa Anda lewati hanya dengan bantuan barcode scanner.

Gunakan aplikasi jurnal

Salah satu hal yang perlu dipertimbangkan adalah beralih ke cara yang lebih efektif dan efisien baik dari sisi operasional maupun proses lainnya. Anda dapat memanfaatkan teknologi seperti aplikasi akuntansi yang dilengkapi dengan sistem aplikasi stok barang seperti Jurnal by Mekari.

Pencatatan persediaan barang jadi lebih mudah dan cepat sehingga dapat menghemat tenaga dan waktu. Anda bisa monitor stok barang secara real time, selain itu juga dapat menghitung komponen seperti harga pokok penjualan, depresiasi aset, dan lainnya.